Digitalizan el Archivo General de la Nación
La plataforma tecnológica deberá iniciar operaciones a los 90 días hábiles a partir de la entrada en vigor de los presentes lineamientos, es decir en octubre de este año.
archivo general
(Foto: Archivo)

El Archivo General de la Nación (AGN) dio a conocer diversos lineamientos que tienen como objetivo mejorar la organización y funcionamiento de este organismo.

En el Diario Oficial de la Federación de este viernes, el AGC difundió los lineamientos para la creación y uso de Sistemas Automatizados de Gestión y Control de Documentos.

Para ello, las dependencias y entidades promoverán el uso de métodos y técnicas que garanticen la localización y disposición expedita de documentos, apoyándose en el uso de las Tecnología de la Información y la Comunicación (TIC) para mejorar la administración de sus archivos.

Si las dependencias y entidades cuenten con sistemas, herramientas informáticas, bases de datos o aplicaciones para la operación de sus procesos sustantivos o administrativos, deben reducir el uso de papel y lo sustituirán por documentos de archivo electrónicos, gestión electrónica y preservación digital de los mismos.

El sistema automatizado debe permitir el registro, actualización, almacenamiento y, cuando corresponda, el visualizar los documentos de archivo, seleccionar y asignar códigos de clasificación archivística, y establecer un control de acceso para realizar cambios en la clasificación archivística y la vigencia documental, entre otros.

En un segundo documento, el AGN estableció los criterios de organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades del Poder Ejecutivo Federal, para que éstos sean preservados íntegros, disponibles y faciliten el ejercicio del derecho de acceso a la información.

Todo documento de archivo generado en el desarrollo de las funciones y atribuciones de las dependencias y entidades deberá estar vinculado con las series registradas en los instrumentos de control y consulta archivística, con el propósito de garantizar el acceso y la disponibilidad de la información

Los documentos electrónicos deberán ser clasificados en términos del cuadro general de clasificación archivística y administrados conforme a los valores y vigencias documentales establecidos en el catálogo de disposición documental.

Los nuevos lineamientos abrogan los Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, publicados en el Diario Oficial de la Federación el 20 de febrero de 2004.

En un tercer documento, el AGC divulga los lineamientos para la organización y funcionamiento de su Consejo Académico Asesor, el cual fungirá como un órgano colegiado de consulta que tiene como objetivo fortalecer y alcanzar el mejor desarrollo de las tareas sustantivas del organismo.

Ello, a través de la asesoría de expertos en los conocimientos desarrollados en las instituciones académicas especializadas. El Consejo estará integrado por académicos y expertos en la materia así como por integrantes a título personal.

Por último, se establece el procedimiento para concentrar en el Repositorio de Publicaciones Oficiales (RPO) del AGN, el Diario Oficial de la Federación y demás publicaciones de los Poderes de la Unión, de las entidades federativas, de los municipios y demarcaciones territoriales del Distrito Federal.

Además de establecer planes de conservación y difusión de las versiones impresas privilegiando el resguardo en formato electrónico.

(Con información de Notimex)



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